So optimieren Sie Lieferverträge

Die Unternehmensdokumentation sollte in Ordnung gehalten werden. Damit Sie neben anderen Geschäftspapieren leicht den richtigen Vertrag für die Lieferung von Waren finden können, lohnt es sich, ein separates Regal oder einen Ordner für diese zu erstellen. Aber nicht nur das. Die Verträge selbst müssen ebenfalls gestrafft werden.

Bedienungsanleitung

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Sammeln Sie alle Verträge, die Sie in Ordnung bringen möchten, und bewerten Sie sie. Achten Sie darauf, wie oft sie abgeschlossen werden und mit welchen Partnern. Auf diese Weise können Sie eine Methode zur Klassifizierung von Dokumenten auswählen.

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Wenn es viele Partner gibt, ist eine Möglichkeit besser, die Verträge bis zum Datum ihres Abschlusses zu arrangieren. Wenn Verträge über einen längeren Zeitraum mit denselben Unternehmen geschlossen werden, können sie von den Gegenparteien in einer separaten Kategorie (Ordner) zusammengefasst werden. In einigen Fällen reicht es aus, die Vereinbarungen einfach in alphabetischer Reihenfolge nach den Namen der Partnerunternehmen zu ordnen.

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Vergessen Sie nicht, dass die Verwendung umfangreicher Ordner sehr unpraktisch ist. Überprüfen Sie die Verträge und entfernen Sie die abgelaufenen Verträge vom gemeinsamen Stapel. Erstellen Sie einen separaten Ordner für sie. Solche Verträge werden meist nur von Fall zu Fall angewendet, im Arbeitsalltag sind sie nicht erforderlich.

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Beachten Sie bei der Anordnung von Verträgen in chronologischer Reihenfolge die allgemeinen Grundsätze für die Pflege und Speicherung von Unterlagen. In den häufig verwendeten Ordnern befinden sich oben abgeschlossene Verträge oben. Unten finden Sie Dokumente mit einer früheren Frist. Bei der Einreichung im Archiv sollte dagegen der erste oben stehen und der letzte Vertrag unten geschlossen werden.

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Verwenden Sie Markierungen, Etiketten, Lesezeichen und andere Büromaterialien, um eine Kategorie visuell von einer anderen zu trennen. Stellen Sie sicher, dass diese Trennzeichen im Ordner deutlich hervorgehoben sind. Dies erleichtert die Suche nach den erforderlichen Dokumenten erheblich.

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Stellen Sie sicher, dass Sie ein Dokumentenregister erstellen, nachdem alle Verträge über die Lieferung von Waren in geeigneter Weise in einem Ordner abgelegt wurden. Nehmen Sie es auf den Umschlag oder legen Sie es in einen Ordner über alle Verträge. Lassen Sie leere Zeilen in der Registrierung. Geben Sie beim Einfügen eines neuen Vertrags Informationen dazu in das Register ein.