Spesenabrechnung: So füllen Sie ein Dokument aus

Jedes Dokument, das auf dem Erhalt von Geld basiert, erfordert das richtige Formular. Wenn die Organisation dem Mitarbeiter Mittel für etwaige Bedürfnisse zur Verfügung gestellt hat, muss dies durch Ausfüllen einer Spesenabrechnung gemeldet werden.

Wer sollte die Spesenabrechnung ausfüllen?

Der Direktor kann einer Organisation für keinen Mitarbeiter ohne Grund Geld geben. Zunächst sollte eine Liste der Mitarbeiter erstellt werden, die das Recht haben, mit einem nachfolgenden Bericht Bargeldvorschuss zu erhalten. Hierzu ist es erforderlich, eine Sonderbestellung zu erstellen und zu erteilen.

Wenn der Untergebene Mittel benötigt, um Geschäfte zu tätigen, muss er dem Direktor eine Freiformerklärung vorlegen. Es ist erforderlich, den erforderlichen Betrag und den Zweck anzugeben, für den das Geld angefordert wird. Wenn der Direktor mit der Erklärung einverstanden ist, unterschreibt er die Erklärung persönlich und gibt an, wie viel und wie lange er Geld ausleihen darf.

Es ist wichtig darauf hinzuweisen, dass Bargeld nur an einen Mitarbeiter ausgegeben werden kann, der bereits alle zuvor erhaltenen Beträge vollständig verbucht hat.

Manchmal benötigt ein Mitarbeiter eine Vollmacht, die im Namen der Organisation gemäß dem festgelegten Modell Nr. M-2 oder Nr. M-2a ausgestellt werden muss. Diese Formulare wurden bereits 1997 durch Beschluss des Statistischen Bundesamtes der Russischen Föderation genehmigt.

Für das Geld, das in der Buchhaltungsabteilung der Organisation ausgegeben wurde, muss ein Mitarbeiter Bericht erstatten. Es gibt einen bestimmten Zeitraum, in dem eine Spesenabrechnung ausgefüllt und eingereicht werden muss. Es ist 3 Tage ab dem Ende des Zeitraums, den der Leiter der Organisation auf dem Antragsformular angegeben hat.

Wenn dem Mitarbeiter Mittel für Geschäftsreisebedürfnisse zur Verfügung gestellt wurden, sollte er sich innerhalb der nächsten 3 Werktage nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise für ihn melden.

Wie der Aufwand für die Spesenabrechnung bestätigt wird

Wenn der Mitarbeiter noch Geld hat, kann er es nicht einfach so an die Kasse zurückgeben. Zuerst müssen Sie alle Dokumente sammeln, die bestätigen, dass das Geld speziell für die Bedürfnisse ausgegeben wurde, für die sie bereitgestellt wurden. Dies können Bargeld- und Warenschecks, Tickets, Quittungen, Handlungen und andere Formen der strengen Berichterstattung sein.

Nach Erhalt jedes solchen Dokuments muss unbedingt überprüft werden, ob Datum, Menge und Details lesbar sind.

Alle Dokumente an den Mitarbeiter müssen der Buchhaltung übergeben werden.

Was passiert, wenn die Spesenabrechnung nicht korrekt ausgefüllt ist?

Wenn der Mitarbeiter den Vorabbericht nicht innerhalb von 3 Tagen falsch ausgeführt oder nicht vorgelegt hat, betrachtet die Aufsichtsbehörde die erhaltenen Mittel als Einkommen, auf das die Versicherungsprämie und die Einkommenssteuer erhoben werden müssen. Wenn der Mitarbeiter später dennoch alle erforderlichen Dokumente und einen Bericht vorlegt, muss der Buchhalter eine Neuberechnung vornehmen.

Ein autorisierter Mitarbeiter der Organisation kann den Betrag, für den kein Bericht vorgelegt wurde, vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.

Grundregeln für die Erstellung einer Spesenabrechnung

Grundlage für die Bereitstellung der Spesenabrechnung sind folgende Regeln:

1. Die Spesenabrechnung muss durch Dokumente belegt sein, die die ausgegebenen Beträge bestätigen.

2. Die Unterlagen müssen spätestens 3 Werktage nach dem Ende der Geschäftsreise, dem vom Manager festgelegten Zeitraum oder ab dem Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme nach Krankheit oder Urlaub eingereicht werden.

3. Ein Bericht wird in einer speziellen Form Nr. AO-1 erstellt. Es ist auch zulässig, das vom Leiter der Organisation genehmigte Spesenabrechnungsformular zu verwenden.

4. Nur der Manager muss für die Genehmigung der Spesenabrechnung verantwortlich sein.

5. Die Spesenabrechnung wird von dem Mitarbeiter ausgefüllt, der das Geld ausgegeben hat. Außerdem sollten einige Informationen vom Buchhalter eingegeben werden.

In der Spesenabrechnung sind folgende Daten anzugeben:

1. Informationen über das Unternehmen, das das Mitarbeitergeld ausgegeben hat.

2. Informationen über den Mitarbeiter, der Mittel von der Organisation erhalten hat.

3. Der Zweck, für den es notwendig ist, einem Mitarbeiter des Unternehmens Geld zur Verfügung zu stellen.

4. Betrag.

5. Angaben zu allen Ausgaben mit Bestätigung.

6. Balance, falls vorhanden.

Am Ende werden der Mitarbeiter und die Mitarbeiter der Buchhaltung, die Geld ausgegeben und den Rest erhalten haben, unterschrieben.

In der Spesenabrechnung sind keine Stempel erforderlich. Dies liegt daran, dass das Dokument intern ist. Und geht nicht über die Organisation hinaus. Darüber hinaus haben seit 2016 alle juristischen Personen und nicht nur einzelne Unternehmer das Recht, ihre Dokumente nicht mit ihren Stempeln und Siegeln zu versehen.

Der Bericht wird in einer einzigen Kopie ausgefüllt. Es ist Teil der Originaldokumentation und sollte in seiner Gestaltung nicht verwechselt werden. Wenn es aus irgendeinem Grund nicht möglich war, Flecken oder falsches Füllen zu vermeiden, ist es besser, ein neues Formular anzunehmen und es auf eine neue Weise auszufüllen.