Wie man Papierkram organisiert

Papierkram - Arbeit mit Dokumenten und Dokumentationsunterstützung für das Management in dieser bestimmten Organisation, geregelt durch GOST R 51141-98 "Papierkram und Archivierung. Begriffe und Definitionen." Organisation der Büroarbeit ist die Organisation der Registrierung, Speicherung und Verwendung eingehender, ausgehender und interner Dokumente in den aktuellen Aktivitäten des Unternehmens.

Bedienungsanleitung

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Stellen Sie bei der Organisation der Büroarbeit fest, ob Ihr Unternehmen, Ihre Organisation, geografisch entfernte Einheiten oder Niederlassungen diese Tatsache berücksichtigen, und ziehen Sie einen Mechanismus für die Interaktion mit diesen Einheiten in Betracht. Das Büro in ihnen sollte mit dem Hauptsitz identisch sein, um Probleme bei der Registrierung und bei den Unterlagen zu vermeiden.

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Überlegen Sie, welche der vorhandenen Formen von Papierkram Sie verwenden werden: zentralisiert, gemischt oder dezentralisiert. Ihre Wahl bestimmt die Struktur des Unternehmens (ob es geografisch entfernte Einheiten hat) und die technische Ausstattung des Büromanagementdienstes. Wenn dieser Dienst klein und technisch nicht bereitgestellt ist, wird ein Teil seiner Funktionen auf Einheiten übertragen. In diesem Fall findet gemischter Papierkram statt. Für den Fall, dass dieser Service mit dem gesamten erforderlichen Personal, der erforderlichen Hardware und Software ausgestattet ist, wird diese Form der Aufzeichnung zentralisiert.

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Wählen Sie in jeder Struktureinheit eine spezielle Personaleinheit aus, die den Papierkram erledigt. Ist dies nicht möglich, ernennen Sie einen anderen Mitarbeiter, der die Erfüllung seiner Hauptaufgaben mit der Funktion des Sachbearbeiters kombiniert.

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Bestimmen Sie die Anzahl und Nomenklatur der Fälle, einschließlich aller eingehenden, ausgehenden und internen Dokumente. Wenn es sich um Dokumente einer höheren (übergeordneten) Organisation handelt, werden sie dem Leiter zur Prüfung vorgelegt. Dokumente von nachgeordneten Organisationen sollten dem für die Zusammenarbeit zuständigen stellvertretenden Leiter zur Prüfung vorgelegt werden. Dementsprechend Appelle der Bürger - an den Abgeordneten, der mit der Pflicht betraut ist, mit der Bevölkerung zu arbeiten.

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Nachdem Sie den Korrespondentenkreis identifiziert haben, erstellen Sie einen Klassifikator, anhand dessen Sie sofort bestimmen können, zu welcher Korrespondentengruppe dieses Dokument gehört. Weisen Sie beispielsweise einen Code 01 für Behörden, einen Code 02 für Briefe einer höheren Organisation, einen Code 03 für Lieferanten, einen Code 04 für Kunden usw. zu. Dies wird dazu beitragen, die Bewegung von Dokumenten innerhalb der Organisation zu optimieren.

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Entscheiden Sie, in welcher Form der Workflow ausgeführt wird - in Magazin oder Karte. Beide Formulare sind in speziellen elektronischen Dokumentenverwaltungsprogrammen implementiert. Wenn Sie ein solches Programm immer noch nicht erwerben können, verwenden Sie elektronische Dokumentregistrierungsjournale, die in Excel ausgeführt werden können.