So beschreiben Sie einen Geschäftsprozess

Video: Wie ist der Aufbau einer Prozessbeschreibung? 2024, Juli

In jüngster Zeit hat das Unternehmen die Tendenz, vom funktionalen zum Prozessmanagement überzugehen, wodurch die Rolle der korrekten Beschreibung und Formalisierung von Geschäftsprozessen erheblich zunimmt. Erst nach Abschluss dieser Maßnahmen können wir über die Optimierung von Geschäftsprozessen sprechen, um die Effizienz eines Unternehmens zu steigern.

Du wirst brauchen

CASE-Tool, mit dem Sie den Geschäftsprozess in grafischer Notation formalisieren können.

Bedienungsanleitung

Die erste besteht darin, den Namen des beschriebenen Prozesses kurz und genau zu formulieren, der verständlich sein und das allgemeine Wesen der Abfolge von Aktionen widerspiegeln sollte, aus denen der Geschäftsprozess besteht. Anstatt beispielsweise einen Antrag auf Herstellung eines Artikels in der Produktion einzureichen und dessen Ausführung zu überwachen, reicht es aus, den Prozess "Überwachung der Produktion des Produkts" zu nennen. Zweitens ist es richtig, den gesamten beschriebenen Prozess in kleinere ("atomare") Aufgaben oder Teilprozessfunktionen aufzuteilen und zu bestimmen die Reihenfolge ihrer Umsetzung. Mit einer solchen Aufteilung wird der beschriebene Prozess ein Prozess der obersten Ebene sein. Der Detaillierungsgrad des Prozesses auf oberster Ebene kann unterschiedlich sein, sollte jedoch für das Verständnis des Publikums, das Ihre Beschreibung verwendet, ausreichend sein.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Geschäftsprozess zu beschreiben. Die beliebteste davon ist die grafische Darstellung mit Hilfe von Diagrammen in verschiedenen Notationen (die Notation besteht aus einer Reihe von Zeichen, die auf etwas hinweisen).

Die gebräuchlichsten Arten von Notationen zur Beschreibung von Geschäftsprozessen sind IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) usw.

Lassen Sie uns als Beispiel auf das Diagramm eingehen, das in der BPMN-Notation (Business Process Modeling Notation) mit dem PowerDesigner CASE-Tool ausgeführt wird (Abb. 1). Die Hauptelemente im Diagramm sind:

1. "Prozess" (Funktion) - ein an den Ecken abgerundetes Rechteck;

2. "Übergang" - ein Pfeil, der Prozesse verbindet;

3. "Lösung" - eine Raute mit einer Frage, die nur mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden kann;

4. Bedingungen - Textausdrücke, unter denen der Übergang von einer Funktion zur anderen ausgeführt wird. Die Bedingungen sind immer in eckigen Klammern angegeben. Manchmal ist es nützlich, Ihr Diagramm in "Spuren" zu unterteilen - vertikale oder horizontale Abschnitte, die die Einheiten des Unternehmens oder der Mitarbeiter angeben, die für die Ausführung einer bestimmten Funktion verantwortlich sind. In diesem Fall sollte sich das Symbol dieser Funktion in ihrem Abschnitt befinden. Zusätzlich zu den aufgelisteten Elementen kann das Diagramm auch eine Liste von Daten enthalten, die als Eingabe oder Ausgabe für den Prozess dienen, sowie Links zu den Regeln oder Vorschriften, nach denen diese oder jene Funktion ausgeführt wird. Ein Beispiel für die Beschreibung des Geschäftsprozesses "Product Manufacturing Control" ist in Abb. 1 dargestellt. Es ist leicht zu bemerken, dass dieses Diagramm dem Blockdiagramm des Algorithmus zur Lösung des Problems sehr ähnlich ist.

Eine grafische Beschreibung des Prozesses kann auch durch eine Textbeschreibung seiner Unterprozessfunktionen in Form einer Tabelle ergänzt werden, die die folgenden Spalten enthält: Prozessname, Einheit (Prozessverantwortlicher), Prozessbeschreibung, Ergebnis der Prozessausführung. Ein Beispiel für eine solche Beschreibung ist in Fig. 2 gezeigt. Wenn eine weitere Optimierung des beschriebenen Geschäftsprozesses erwartet wird, kann der Tabelle auch eine Spalte mit einer Beschreibung der Schwierigkeiten oder Nachteile der derzeit ausgeführten Teilprozessfunktionen hinzugefügt werden.